Dòng tiền (cash flow) 90 ngày cho phòng tập

Dòng tiền (cash flow) 90 ngày giúp chủ CLB và quản lý tài chính vận hành nhìn trước tiền vào–tiền ra rolling ba tháng — khác báo cáo lãi lỗ accrual và khác chỉ nhìn số dư ngân hàng hôm nay. Bài này dành cho boutique gym/yoga/pilates: lịch gia hạn membership, thu trước gói buổi, rent/payroll/điện, và kỷ luật tuần. DANAVA Studio hỗ trợ báo cáo doanh thu và lọc giao dịch — không phải phần mềm kế toán đầy đủ; không dùng số liệu khách hàng cụ thể.

Liên kết: báo cáo doanh thu, P&L đơn giản, đối soát cuối ngày, DANAVA Studio.

Cash flow khác P&L và khác số dư ngân hàng

P&L (bài riêng) trả lời “tháng này có lãi trên giấy không” theo doanh thu ghi nhận và chi phí phân bổ. Cash flow trả lời “tháng tới có đủ tiền trả rent và lương không”. CLB bán gói 12 tháng thu một lần: P&L có thể chia doanh thu 12 tháng (deferred), nhưng tiền mặt đã vào ngày bán — nếu chủ tiêu hết trong tháng đầu thì tháng 4 vẫn lỗ cash dù P&L đẹp.

Số dư ngân hàng không nói lịch chi sắp tới: rent ngày 5, lương ngày 10, điện cuối tháng, camp marketing trả trước. Rolling 90 ngày là lịch dự kiến, cập nhật mỗi tuần khi có gói lớn bán hoặc hợp đồng mới.

Bài không thay tư vấn kế toán/thuế; chủ CLB nên có kế toán viên cho sổ sách chính thức. Đây là công cụ quản lý chủ để tránh surprise.

Cấu trúc bảng cash flow 90 ngày đơn giản

Hàng tuần hoặc cột theo tuần; dòng mở đầu là số dư đầu kỳ. Tiền vào: membership renewals (ước từ danh sách hết hạn), gói mới dự kiến (conservative), PT settled, retail, khác. Tiền ra: rent, payroll gross, BHXH nếu trả riêng, utilities trung bình 3 tháng, marketing đã cam kết, trả nợ, thuế periodic, capex nhỏ.

Dòng cuối: số dư projected. Ngưỡng cảnh báo: nếu số dư tuần bất kỳ dưới X tháng chi cố định (X do chủ chọn, ví dụ 0.5–1 tháng rent+lương), kích hoạt hành động — không chờ âm.

Export từ Studio báo cáo doanh thu 4–12 tuần lịch sử để ước tiền vào recurring; không copy accrual deferred từ kế toán nếu chưa hiểu — hỏi KTV map “tiền thu” vs “doanh thu ghi nhận”.

Membership renewals và timing thu trước

Lấy danh sách gói sắp hết hạn từ hệ thống; gán xác suất gia hạn thận trọng (thị trường VN fitness đang tăng trưởng nhưng retention là áp lực — tham khảo ngành quốc tế retention ~two-thirds band, không áp số cho từng CLB). Chia renewals theo tuần vào dòng tiền vào, không gom một cục cuối tháng.

Gói trả trước dài hạn: cột tiền mặt full tại ngày bán; ghi chú side “deferred revenue” để không ảo tưởng đã “kiếm đủ” tháng — phần chưa ghi nhận doanh thu về mặt P&L vẫn là nghĩa vụ phục vụ hội viên.

Prepaid pack buổi: tiền vào khi bán; chi phí biến đổi (HLV, khăn, điện) ra dần theo buổi qua — cash flow vẫn thu trước, hữu ích nếu bán mạnh Tết nhưng chi cố định tháng 2 cao.

Chi cố định và biến đổi: rent, payroll, utilities

Rent và lương neo lịch — điền ngày thực chi. Utilities: lấy trung bình 3 tháng, điều chỉnh mùa (điều hòa hè). Marketing: chỉ cam kết đã ký hoặc camp chắc chắn chạy, không để wishlist.

Payroll: gross + employer cost nếu trả cùng lúc. Owner draw tách dòng — tránh rút tuỳ hứng không hiện trên forecast. Thưởng KPI để dòng “ có thể” nếu chưa chốt.

Bảo trì máy lớn: đưa vào tuần dự kiến khi đã báo giá; dự phòng 5–10% doanh thu cash vào một dòng “buffer” nếu chủ muốn conservative — không phải chuẩn kế toán, là thói quen quản trị.

Dòng	Nguồn số liệu	Tần suất cập nhật	Ghi chú
Tiền vào membership	Báo cáo Studio + lịch hết hạn	Tuần	Conservative renewal rate
Tiền vào PT/retail	POS reports	Tuần	So sánh cùng kỳ năm trước nếu có
Rent	Hợp đồng thuê	Cố định	Cảnh báo trước 30 ngày renew lease
Payroll	HR/payroll	Tháng	Khớp ngày chi thực
Utilities	Hoá đơn 3T TB	Tháng	Điều chỉnh mùa
Deferred mental note	Kế toán / sổ	Tháng	Không nhầm cash = lãi tháng

Kỷ luật tuần: cash meeting 20 phút

Mỗi tuần (cùng hoặc trước họp vận hành đa chi nhánh): actual tiền vào/ra tuần qua vs forecast, cập nhật 4 tuần tới, flag tuần thấp. Tham chiếu đối soát cuối ngày cho tiền mặt tại quầy — cash meeting không thay đối soát hàng ngày.

Action khi thấp: dời capex, tạm giảm ads chưa cam kết, push renewals có ethics (nhắc hết hạn, không ép), review chi tiêu tiêu hao. Không khuyến khích trích deferred revenue trả rent — rủi ro pháp lý và vận hành.

Đa chi nhánh: forecast từng branch_id rồi cộng; chi rent allocated nếu một pháp nhân — map với kế toán.

Scenario: mùa thấp điểm và camp Tết

Tháng thấp điểm (sau Tết, giữa hè): giảm dòng tiền vào expected, không giảm rent. Tháng cao: camp bán trước — tiền vào tập trung một tuần, lên kế hoạch không tiêu hết trước khi chi cố định tháng sau.

Scenario “what-if”: renewals -10%, utilities +15% — xem tuần nào chạm ngưỡng. Không cần Monte Carlo; hai scenario đủ cho SME.

Studio trong cash flow — phạm vi thật

Studio cho báo cáo doanh thu, lọc thời gian, chi nhánh, loại giao dịch — input cho dòng tiền vào thực tế và recurring. Không có module forecast tài chính đầy đủ, không thay Excel/Google Sheet forecast chi ra. Tích hợp export nếu có — chủ vẫn owns sheet 90 ngày.

Soft link giai-phap/bao-cao-doanh-thu cho mô tả tính năng báo cáo; không claim ERP.

Deferred revenue và mental accounting cho chủ CLB

Một cột phụ trên sheet cash flow: “tiền thu prepaid chưa earned ước tính” — cập nhật tháng với KTV. Giúp chủ không dùng toàn bộ tiền camp Tết trả rent Q2. Không cần journal entry chính xác trên sheet quản trị; cần ý thức nghĩa vụ phục vụ hội viên còn lại.

Gói corporate bán cho doanh nghiệp thường thu một đợt — map vào tuần thu thực trên bank statement, không vào tuần ký hợp đồng nếu chưa thanh toán.

Liên kết báo cáo Studio và sheet forecast

Thứ Hai hàng tuần: export hoặc chụp báo cáo doanh thu 7 ngày + 30 ngày; paste actual vào dòng “membership/PT thực tế”. Điều chỉnh forecast 90 ngày phía trước ± dựa trên trend, không reset mỗi tuần — giữ lịch sử sai số để forecast giỏi hơn theo thời gian.

Chi nhánh: lọc branch_id trước export; roll-up cuối sheet cho tài khoản chung. Một chi nhánh âm cash nhiều tuần là tín hiệu review rent allocation hoặc marketing local — không chỉ nhìn tổng chuỗi.

Cảnh báo sớm: covenant và cam kết với chủ mặt bằng

Một số lease gắn doanh thu tối thiểu hoặc báo cáo định kỳ — cash flow forecast giúp biết trước tuần có thể miss cam kết nội bộ (ví dụ cam kết trả chủ nhà đúng ngày dù doanh thu thấp điểm). Không phải mọi CLB có covenant; nếu có, thêm dòng “cam kết lease” vào tiền ra.

Góc pilates boutique: reformer capex hoặc thuê máy thêm — đưa vào tuần dự kiến chi, tránh mua đột xuất khi cash đang thấp.

Góc gym mới mở: 90 ngày đầu actual thường lệch forecast mạnh — cập nhật hàng tuần quan trọng hơn mô hình lý thuyết lúc business plan.

Retention và renewals: bối cảnh ngành, không phải số CLB bạn

Nhiều báo cáo ngành fitness quốc tế (ví dụ Health & Fitness Association) nhắc retention member ở mức khoảng two-thirds — bối cảnh cạnh tranh, không phải forecast renewals cho sheet của bạn. CLB nên dùng tỷ lệ gia hạn lịch sử riêng 3–6 tháng trên Studio để điền dòng tiền vào — conservative hơn nếu vừa đổi giá hoặc đối thủ mới mở gần.

Khi retention thấp hơn kỳ vọng, cash flow 90 ngày phía trước phải hạ dòng renewals ngay — tránh che lỗ cash bằng hy vọng.

Template tuần trên Google Sheet (gợi ý cột)

Cột A tuần (W1–W13 rolling), B tiền vào dự kiến, C tiền vào thực tế, D tiền ra dự kiến, E tiền ra thực tế, F số dư projected, G ghi chú variance. Một tab “assumptions” ghi renewal rate, rent ngày, payroll ngày — sửa assumptions không sửa công thức lung tung. Chia sẻ read-only cho quản lý chi nhánh nộp actual cột C/E mỗi thứ Hai.

Phối hợp cash flow với P&L và thuế (không thay KTV)

Sau khi KTV chốt P&L tháng, cập nhật dòng “thuế/ phí periodic” trên sheet 90 ngày cho các tháng sau — tránh surprise âm ngân hàng tuần nộp. Camp bán prepaid mạnh: tăng cột tiền vào tuần camp nhưng ghi chú side deferred để chủ không over-hire ngay tuần sau.

Đọc thêm P&L đơn giản và thuế GTGT — ba góc nhìn cùng một số doanh thu Studio, khác cách phân tích.

Chốt: nhìn 90 ngày, cập nhật tuần, tách tiền mặt và deferred

Cash flow 90 ngày là thói quen chủ CLB: lịch tiền vào/ra, ngưỡng cảnh báo, meeting tuần ngắn. Dùng báo cáo Studio cho phần thu từ vận hành; kế toán viên cho thuế, lương chính thức và deferred. Đọc thêm P&L đơn giản để bổ sung góc accrual.

Câu hỏi thường gặp

Cash flow 90 ngày có cần phần mềm riêng không?

Sheet đủ cho nhiều CLB nhỏ; Studio cung cấp actuals thu, sheet forecast chi và renewals.

Gói 12 tháng thu một lần tính thế nào?

Tiền vào full ngày bán; mentally reserve phần chưa earned. P&L accrual hỏi kế toán cách ghi.

Studio có dự báo cash flow không?

Không như module FP&A; có báo cáo doanh thu lịch sử và lọc để chủ tự forecast.

Bao nhiêu tháng chi cố định nên giữ trong ngân hàng?

Tùy rủi ro; nhiều chủ nhắm 1–3 tháng rent+lương buffer — không phải lời khuyên đầu tư.

Đa chi nhánh forecast chung hay riêng?

Riêng từng chi nhánh rồi roll-up; tiền mặt có thể một tài khoản — map allocation với KTV.

Ken Research growth có dùng forecast không?

Chỉ bối cảnh ngành VN fitness tăng trưởng (~high single digit CAGR band 2025–2031 trong một số báo cáo thị trường); không dùng làm số renewals cụ thể cho CLB bạn.

Tìm hiểu thêm: DANAVA Studio · báo cáo doanh thu · P&L đơn giản.